Ga naar hoofdinhoud

Het ideale vergaderingsproces

In dit artikel leer je hoe je een succesvol gesprek kunt voeren en het kunt omzetten in een deal. We geven je tips en trucs voor het plannen en uitvoeren van effectieve vergaderingen.

We behandelen de stappen die je moet nemen voor, tijdens en na een vergadering om ervoor te zorgen dat je de meeste kans hebt om een deal te sluiten. Van het voorbereiden van de juiste informatie en het opstellen van een agenda, tot het volgen van de juiste procedures tijdens het gesprek en de nazorg die nodig is om de deal te sluiten.

Voor de vergadering​

  • Organisatie + Deelnemers: Verzamel informatie over de grootte van het bedrijf, de omzet, geschiedenis en locaties.
  • Deelnemers: Noteer namen, functietitels en andere relevante informatie, vooral wie de beslissers zijn.
  • Behoefte/uitdaging: Begrijp welke uitdagingen het bedrijf heeft.
  • Marktpositie: Bepaal of het bedrijf een marktleider, niche speler, etc. is.
  • Check de website + Nieuws/blogposts van het bedrijf: Zoek naar recente berichten, vooral van de CEO.
  • Propositie van het lead bedrijf: Hoe verdient het bedrijf geld? Kijk naar referenties.
  • Vergaderagenda: Stel een agenda op en voeg deze toe aan de uitnodiging. Een agenda geeft structuur en zorgt ervoor dat iedereen weet waar de vergadering over gaat. Een voorbeeldagenda kan zijn:
    • Opening/Introductie
    • Inzoomen op de business case van LEAD COMPANY NAME
    • Introductie van YOUR COMPANY NAME
    • Vragen en Antwoorden
    • Samenvatting
    • Volgende stappen
  • Ideaal resultaat bepalen: Wat wil je bereiken met de vergadering? Een offerte sturen, een tweede vergadering boeken?
  • BANT-kwalificatiemethode: Personaliseer deze methode zodat je je er comfortabel bij voelt.

BANT​

BANT is een methodiek die helpt bij het kwalificeren van leads om te bepalen of ze waardevolle prospects zijn. BANT staat voor Budget, Authority, Need en Timing. Dit betekent dat je onderzoekt of de prospect het budget heeft (Budget), of je met de beslissingsbevoegde spreekt (Authority), of er een daadwerkelijke behoefte is aan jouw oplossing (Need), en of het de juiste tijd is voor de prospect om een beslissing te nemen (Timing). Door deze vier criteria te evalueren, kun je beter inschatten of een lead de moeite waard is om verder te volgen.

Begin van de vergadering​

  • Kleine praatjes: Begin met een informeel gesprek.
  • Duur controle: Bevestig de geplande duur van de vergadering.
  • Overeenstemming over een gezamenlijk doel: Stem af wat het doel van de vergadering is.
  • Introductieronde: Laat iedereen zich kort voorstellen.

Tijdens de vergadering​

  • Blijf scherp en leidend: Houd de controle over de vergadering.
  • Wees bewust van de tijd: Zorg ervoor dat je tijd overhoudt voor vragen en volgende stappen.
  • Notities maken: Schrijf belangrijke punten op.
  • Lichaamstaal analyseren: Let op signalen zoals aandacht, verveling, vragen stellen, etc.
  • Vragen stellen en mini-samenvattingen geven: Zorg ervoor dat iedereen de besproken onderwerpen begrijpt.

Aan het eind van de vergadering​

  • Vragen en Antwoorden met de prospect

  • Afsluitmethode (in het Engels bekend als SARB):

    • Samenvatting: Vat samen wat er is besproken en hoe dit hun bedrijf positief beïnvloedt.
    • Vraag om feedback: Wat viel hen op?
    • Aanbeveling: Wat is de volgende stap en wie moet erbij betrokken worden?
    • Boek de volgende afspraak: Plan de volgende vergadering, proefperiode of demo.

Na de vergadering​

  • Upload vergadernotities naar Spreadsheet en CRM
  • Kwalificeer de prospect
  • Debriefinggesprek met de prospect (indien van toepassing)
  • Stuur een follow-up e-mail
  • Bereid de volgende stap voor

Zie ook​